Los costes de oficina y, especialmente, la optimización de los mismos, es siempre una temática que obsesiona a los directores de compras, responsables financieros y gerentes en la mayoría de las empresas. Equipamientos, insumos y consumibles son variables no siempre sencillas de calcular y cuantificar a la hora de provisionar los presupuestos, por lo que disponer de un servicio gestionado de impresión, nos ayuda a tener este gasto siempre bajo control.

El coste real de una impresora no es sencillo de calcular, pues depende, en gran medida, del uso que se haga de la misma, pero también de eventuales problemas que puedan surgir con su mantenimiento, así como del consumo energético de la misma.

Al final, el precio de adquisición de la máquina es solo un desembolso que se puede planificar en la amortización de la misma, pero sus costes variables pueden ser diversos. Pero vayamos por partes, en Digital Interfax te seguimos contando:

El precio de una impresora multifuncional puede variar notablemente en función de la tecnología seleccionada (láser o inyección de tinta, blanco y negro o color) y el uso que se va a hacer de ella (multifunción, fotográfica, gran formato, doméstica o infustrial).

Así, su coste de adquisición puede ir desde menos de 100 euros hasta varias decenas de miles. Por ello es fundamental definir a la perfección el uso que se va a hacer de ella y las necesidades de los usuarios que tendrán acceso a la misma y el número de años que esperamos tenerla en uso.

Sea como fuere, existe una máxima universal: Las impresoras más económicas suelen hacer uso de los consumibles más caros, especialmente en cuanto al coste por página. Así, las pequeñas impresoras domésticas requieren de cartuchos porcentualmente más caros que las máquinas multifunción que se encuentran en la mayoría de oficinas, por lo que si se va a imprimir con frecuencia y de manera intensiva, es recomendable decantarse por una impresora profesional para maximizar la productividad y contener los costes. Podemos calcular este coste estimado sumando el número de páginas aproximadas que imprimiremos en un año y dividiéndolo entre el número de páginas anunciadas por cartucho y multiplicando por el precio del consumible.

Pero la clave del coste de una impresora no sólo reside en el precio de sus consumibles, sino también en su consumo de energía

Así, las máquinas más modernas resultan más ecológicas y eficientes en cuanto al aprovechamiento de la tinta y la energía. La nueva gama de impresoras profesionales HP, por ejemplo, cuenta con sistemas funcionamiento latente para minimizar sus consumos mientras no están en uso, lo que también ayuda a un ahorro energético y económico.

Otro aspecto fundamental a tener en cuenta al calcular el coste anual de una impresora es su mantenimiento pues, como cualquier máquina, requiere de una revisión y limpieza preventiva para evitar posibles averías y, aún con ella, no podemos descartar que estas se produzcan si se hace un uso intensivo. En el caso de optar por la compra de una máquina de bajo coste, es muy posible que el coste de reparación ante una eventual avería, aunque económica, sea superior a su precio de adquisición, lo que nos pondrá ante la tesitura de si reparar o comprar una nueva máquina. Por contra, si se decide contar con una impresora multifunción profesional en propiedad, sus reparaciones pueden resultar notablemente costosas si no se realiza un buen mantenimiento.

Por lo que finalmente, desde Digital Inter-Fax te recomendamos que dispongas siempre de máquinas profesionales y eficientes de última generación para tener un control absoluto de los costes anuales de impresión.

En cuanto al mantenimiento, para despreocuparse de cualquier problema que pueda surgir, no dude en contactar con Interfax, ya que contamos con diversos servicios como el de renting de impresoras y asistencia técnica.

Así mismo sabremos siempre qué coste exacto tendrá el disponer de una o varias impresoras, siempre en perfecto estado de funcionamiento, y pagando lo mismo cada mes.

Gracias por contar con nosotros.