Una mirada a fondo
¿qué es el pago por uso?
Se basa en la idea de alquilar el equipo a cambio de una cuota mensual fija y otra variable en función del uso, lo que supone que vamos a pagar sólo por lo que realmente utilicemos, un sistema que además nos da la posibilidad de elegir el equipo o los equipos de impresión que vayamos a necesitar sin necesidad de comprarlos.
La figura del pago por uso se ha convertido en la opción preferida por las empresas más importantes del mundo; no es nada extraño, ya que presenta una serie de ventajas de las que carece el sistema tradicional de compra.
Esto nos permite evitar los costes de renovación de equipos que tendríamos a través de un proceso de compra convencional y que podrían resultar muy elevados, permitiendo que incluso las empresas con menos recursos puedan conseguir lo que necesitan sin llegar a endeudarse o a ponerse en una situación complicada.
Como anticipamos al inicio, una empresa que se acoja al pago por uso sólo pagará el alquiler del equipo, que es una cuota fija, y el uso que haga del mismo.
En Digital Inter-Fax te explicamos que esto es así porque dentro del pago por uso se integran no sólo el equipamiento sino también los consumibles (cartuchos de tinta y tóner), y además dispondremos de servicios de asesoramiento y mantenimiento, por lo que nosotros no tendremos que preocuparnos de nada.
Una mirada real al pago por uso
Para entender mejor cómo funciona el sistema de pago por uso vamos a utilizar un ejemplo práctico utilizando una empresa tipo muy sencilla. Vamos a imaginar que somos el encargado de IT de una empresa que cuenta con un pequeño departamento de asesoramiento compuesto de 15 personas y que en total imprimimos unas 6.000 páginas al mes.
Nuestros recursos están muy repartidos y no podemos permitirnos renovar tres viejas impresoras láser que tenemos distribuidas entre los empleados.
Dichas impresoras consumen mucha energía, trabajan con lentitud y obligan a perder tiempo de la jornada de trabajo de cada empleado con desplazamientos innecesarios, ya que no cuentan con tecnología WiFi y no ofrecen un alcance cómodo a todos los empleados.
Con esto supone que soportamos unos costes de impresión elevados y tenemos ineficiencias clarísimas, problemas que como dijimos no hemos resuelto porque no podemos hacer una inversión en nuevas impresoras.
Pues bien, con el modelo de pago por uso todo esto se arreglaría en un instante y sin necesidad de hacer un gasto enorme, ya que tendríamos acceso a lo que necesitamos sin tener que comprarlo, puesto que como explicamos al inicio pagaríamos únicamente una pequeña cuota mensual más el uso real del equipo.
Siguiendo con este ejemplo concreto bastaría con renovar a una impresora PageWide MFP y colocarla en una posición central, algo que sería muy sencillo gracias a su conectividad WiFi.
Con ello podríamos desechar las otras tres impresoras viejas, ya que se trata de una solución de última generación y alto rendimiento capaz de imprimir de forma óptima hasta 6.000 páginas al mes y de trabajar a una velocidad de hasta 75 páginas por minuto, una página en menos de un segundo.
Gracias a esta renovación conseguiríamos una reducción de costes importante que además notaríamos mes a mes.
Pago por uso, un mundo de ventajas
Hemos sido muy precisos en la explicación del pago por uso y gracias a ello hemos podido conocer no sólo su funcionamiento y sus claves, sino también algunas de sus ventajas.
Sin embargo éstas son muy amplias y comprenden mucho más de lo que se puede apreciar a simple vista, así que para terminar en Digital Inter-Fax os dejamos un resumen con los beneficios más importantes que podemos conseguir recurriendo al pago por uso, siempre que optemos por un proveedor de confianza, como por ejemplo HP.
- Elimina la inversión inicial necesaria para renovar equipos de impresión.
- Ayuda a reducir los costes de impresión en sentido amplio.
- Mejora las posibilidades de trabajo de la empresa, tanto en capacidad como en flujo, ya que da acceso a las soluciones que realmente necesitan.
- Mayor flexibilidad, ya que podemos adaptarlo a nuestras necesidades.
- Las cuotas se pueden deducir en las declaraciones de impuestos.
- Mayor control sobre el entorno de impresión y el uso del mismo.
- Liberación de recursos IT en nuestra empresa, ya que el mantenimiento y la gestión de los equipos lo realizan expertos de HP.